Cuando se tiene en mente iniciar un negocio, la mayoría de estos nuevos emprendedores, piensan que con tener su lote de talonarios de facturas (cuando es pre impreso) es suficiente, o sus hojas en blanco para emitir sus documentos en forma libre.
Pero nada mas lejos de la realidad; aparte de tener sus talonarios de facturas, cuando son emitidas a mano, existen otros 3 documentos adicionales que deben estar en la sede del negocio de forma fija, en caso de recibir una fiscalización de deberes formales por parte del SENIAT.
Estos documentos o formatos adicionales, que junto con las facturas, regulados por la Providencia Administrativa Nro. 071, son los siguientes:
- Nota de Débito.
- Nota de Crédito.
- Guía de Despacho u Orden de Entrega.
A continuación explicamos el alcance y los requisitos de cada uno de estos documentos.
- Nota de Débito
La nota de débito le va a indicar a tu cliente que de su compra original hay cargos adicionales que debe pagar.
Estas notas de débito, deben indicar a cual factura están afectando, asi como la fecha de emisión y su monto original; deben ser relacionadas en el libro de Ventas con el cobro de IVA respectivo.
- Nota de Crédito.
Así como las notas de débito, las de crédito igualmente realizan ajustes a la factura original, pero en este caso generan un monto a favor del cliente que compró la mercancía, ya que si se emite por el monto de la factura original, anulan el monto de la operación, y si es por devoluciones en venta, descuento en pronto pago o rebajas en venta el comprador tendría un monto a favor. Las notas de crédito se deben colocar en el libro de ventas con signo negativo y al igual que las de débito, deben contener la información de el número de factura que afectan, la fecha y el monto de esa factura.
- Guías de Despacho u Orden de Entregas.
Estos documentos solo justifican la salida y traslado de bienes muebles, en donde no esté involucrado un proceso de ventas. Ejemplo típico del uso de este formato es cuando se traslada mercancía del contribuyente, del depósito a sus tiendas, cuando se traslada mercancía en consignación o cuando se traslada algún activo fijo para ser reparado.
Este documento no se puede confundir con las llamadas Notas de Entregas, ya que estas no tienen ningún valor legal o fiscal.
Aun cuando estas Ordenes de Entrega, generalmente, no están asociadas a una operación de venta de mercancía, podría presentarse el caso de que pudieran ser utilizadas para amparar una operación de ventas, pero siempre y cuando se emita la factura definitiva dentro del mismo período de imposición en que fue entregada la mercancía y emitida la Orden de Entrega. Desde luego al emitir la factura definitiva, esta deberá hacer mención a la nota de entrega que soportó el traslado de dicha mercancía. Esta situación está soportada en el artículo 55 de la Ley del IVA.
Al igual que las Facturas, Notas de Débito y Crédito, las Guías de Despacho u Orden de Entregas, deben ser impresas por imprentas debidamente facultadas por el SENIAT y deberán tener de igual forma un número de control. Deben indicar tanto en su original como en la copia la leyenda Sin Derecho a Crédito Fiscal y precisamente por esto, no debe ser relacionadas en los libros de Compras o de Ventas. Es importante aclarar, que en los casos de formularios realizados en forma libre, las mismas hojas en blanco que se utilizan para las facturas, serian las mismas que se emitirían como notas de débito, crédito o Guías de despacho, teniendo cuidado que cada documento dentro del programa de facturación mantenga su número correlativo, tanto para las Facturas, Notas de Débito y Crédito y Guías de Despacho u Orden de Entregas.
Todos estos documentos (Facturas, Notas de Débito y Crédito y Guías de Despacho) deben cumplir con los indicados en la Providencia Administrativa Nro. 0071, emitida por el SENIAT.
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