FORMALIDADES QUE DEBE CUMPLIR UN EMPRENDEDOR

 

En el mes de enero 2024, publicamos un articulo titulado "LO QUE TODO EMPRENDEDOR DEBERIA SABER SOBRE SUS OBLIGACIONES" (puedes leerlo en este enlace https://tributos-contabilidad-myt.blogspot.com/2024/01/lo-que-todo-emprendedor-deberia-saber.html )  que estuvo dirigido a orientar las diversas obligaciones que debe asumir un emprendedor con la Administración Tributaria (SENIAT). Ahora con este artículo queremos ampliar un poco mas este tema involucrando otras áreas que se deben analizar a la hora de iniciar un negocio o emprendimiento en Venezuela. 

Para nadie es un secreto que iniciar un emprendimiento en Venezuela, además de costoso, es un camino minado de dificultades y requisitos interminables, pero además de eso, también es un proceso, que luego de haber sido concluido, genera una serie de obligaciones con diversos organismos gubernamentales que, en algunos casos, obligan a ciertas personas a tomar el camino de la informalidad.   

EL REGISTRO DE LA FIRMA O LA COMPAÑIA.

Muchas personas se encuentran a menudo con la disyuntiva de como darle formalidad a su emprendimiento; algunos deciden por registrar una firma personal, que no es mas que una manera de decirle, al entorno en donde se desempeñará, que tipo de actividad comercial ejecutará esa persona natural, lo que significa que la firma personal, no es una persona distinta a ella, son en esencia exactamente lo mismo, es decir da igual trabajar una actividad con el nombre de Pedro Pérez o Pedro Pérez Servicios eléctricos FP (Firma Personal). Esta última viene a ser una extensión de la primera, sólo que define que actividad comercial ejecuta el Sr Pedro Pérez (en el ejemplo, servicios eléctricos). 

En otros casos, formalizar a un emprendimiento, como firma personal  no es suficiente para algunos tipos de actividades comerciales, por lo que es necesario, ser mas formal y fundar una compañía, bien como Sociedad Anónima, Compañía Anónima o Sociedad de Responsabilidad Limitada, que significa la unión de dos o mas personas para darle forma, creando otro tipo de personalidad jurídica, distinta a la de sus dueños o fundadores. ¿Cuándo crear una u otra? depende de la actividad y de la proyección que se busca en el futuro.

Una vez decidido que tipo de figura se va a utilizar comienza el proceso en el Registro Mercantil Respectivo para obtener el documento del acta constitutiva o de la firma personal debidamente validado y registrado. Esto puede acarrear una serie de gastos por el pago de contribuciones y tasas que son calculados al tipo de cambio de la moneda de mayor valor, o se puede optar por registrar la compañía bajo la figura de PYME (Pequeña y Mediana Empresa) que no genera pago de tasas, o bajo la nueva figura de "Emprender", creado recientemente por el ejecutivo nacional, que inicialmente no genera ningún costo.

YA REGISTRE MI EMPRENDIMIENTO: ¿ Y AHORA QUE? 

Una vez otorgado el documento del acta constitutiva de la empresa, se inicia un largo camino y proceso de registro en una infinidad de organismos gubernamentales, quienes tienen facultades fiscalizadoras y sancionatorias, en caso de incumplimientos. Es importante acotar, que lo que explicamos en este artículo es de manera general, ya que es posible que a los organismos que aquí vamos a describir, tal vez se deba agregar muchos mas, dependiendo de la actividad, ubicación, características, etc., del emprendimiento.

PRIMER PASO: OBTENER EL RIF EN EL SENIAT

El primer paso inmediatamente que debe realizar el emprendedor, es gestionar el Registro de Información Fiscal, comúnmente conocido como RIF, cuyo registro no es mas que un número de control tributario, que inicia con la letra J para las personas jurídicas, y con la letra V o E para las personas naturales y Firmas Personales.

SELLADO DE LIBROS:     

Todo aquel que realiza una actividad comercial, debe llevar un registro ordenado y diario de sus operaciones mercantiles y debe hacerlo a través de unos libros, que solo pueden ponerse en funcionamiento una vez que estén sellados por el registro mercantil respectivo. Estos libros se dividen en dos categorías:

                                -Libros Contables: Diario, Mayor e Inventario

                                -Libros Legales: Actas, Accionistas, Administradores.

Es importante acotar que el código de comercio, indica que de los libros contables, sólo se debe sellar el diario y el inventario, pero el SENIAT decidió que deben ser todos de manera unilateral.   

INSCRIPCIÓN EN EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES (IVSS):

Es necesario realizar el proceso de inscripción ante este ente, aun cuando la empresa no tenga ningún empleado contratado. Es recomendable inscribir, aunque sea a uno de los dueños, no por que es obligatorio, si no por un tema operativo, ya que esta página al no registrar movimiento, se bloquea y puede afectar a otras paginas de otros entes como las del Ministerio del Trabajo.

BANCO NACIONAL DE LA VIVIENDA (FAOV EN LINEA)     

Similar al caso del IVSS, es necesario registrar la empresa en el sistema de FAOV en línea, ya que de no hacerlo, dentro de los 30 días luego de haber registrado la empresa, la multa es de 116 Euros. Al igual que el IVSS es necesario inscribir por lo menos a uno de los dueños, ya que si luego de varios meses se comienza a registrar a empleados, se deberá pagar todas las nóminas dejadas de pagar desde la fecha de registro de la compañía. Nuevamente es un tema operativo mas que legal, ya que este organismo no ha considerado este error.

LICENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO     

Tal vez uno de los pasos mas difíciles y complicados para el emprendedor es obtener la licencia definitiva de industria y comercio, ya que previo a su obtención debes gestionar la conformidad de uso, que a su vez obliga a gestionar otros requisitos como la cedula catastral que debe estar en poder del dueño del local en donde funciona el emprendimiento (en caso de alquiler). Si el local es propio del emprendedor, entonces deberá pagar todos lo impuestos inherentes a ese local en la alcaldía, para luego gestionar la cédula catastral y finalmente obtener la conformidad de uso. También esta la opción de gestionar una licencia provisional mientras se gestionan todos los documentos descritos con anterioridad, esto es con el fin de evitar sanciones con la alcaldía.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA SALUD:

Muchas actividades que desarrolla el comercio en Venezuela, requieren obtener de este ministerio un permiso especial, bien porque supone un cuidado especial de salud a la población o porque puede generar algún tipo de daño físico a determinadas personas, si no se valida adecuadamente las competencias de quien va a ejercer la profesión ( ejm médicos, terapeutas, etc.), o de los procesos inherentes a la actividad. Asi vemos que locales que expenden o manipulan alimentos deben contar con un permiso sanitario, igual situación se presenta con alimentos fabricados, productos de limpieza para el hogar o industrial, cosméticos, etc. 

De igual manera servicios de salud, también requieren de permisos especiales y otros como los de estética, ejemplo peluquerías, masajes, depilaciones, etc. también lo necesitan. Es recomendable que el emprendedor, antes de abrir su negocio, valide y revise que tipos de permisos sanitarios podría necesitar, ya que además de la sanción pecuniaria, podría ser revocada la licencia de industria y comercio que significaría un cierre definitivo, con la consiguiente pérdida de la inversión.

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACION EDUCATIVA SOCIALISTA (INCES):

Instituto encargado de generar programas de aprendizaje y adiestramiento para el trabajo, en donde todas las empresas deben registrarse. Si se cuenta con 5 o mas empleados se debe pagar una tasa trimestral, si no tiene registrado empleados se debe realizar una declaración informativa en cero de forma obligatoria, para obtener la solvencia.   

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL PROCESO SOCIAL DEL TRABAJO:

Similar al caso del INCES, la empresa esta en la obligación de presentar la nómina vigente, cada 3 meses para obtener una solvencia. En caso de que no posea empleados, debe hacerlo en cero. Es importante que los demás organismos como el IVSS, INCE Y FAOV estén vigentes para poder generar la solvencia laboral, la cual se necesita para diversas gestiones. 

SUPERINTENDENCIA NACIONAL PARA LA DEFENSA DE LOS DERECHOS SOCIOECONOMICOS ( SUNDDE):

Este organismo vino a sustituir a la extinta INDEPABIS, y su función principal, igual que su predecesor, es proteger al consumidor contra la especulación y posibles abusos de comerciantes en la oferta de productos y servicios. 

Este organismo exige que toda entidad de trabajo, este registrada en el Sistema de Registro Único de Personas Que Desarrollan Actividades Económicas, mejor conocido como RUPDAE, que puede ser gestionado de forma electrónica y se debe actualizar de manera anual , y además debe ser exhibido en el local donde funcione el comercio o empresa.

CARTELERA FISCAL  

Cada entidad de comercio está en la obligación de tener de forma física una cartelera, en donde se deben publicar una serie de documentos, algunos de ellos de manera fija (no pueden ser retirados de la misma a menos que se genere alguna modificación en dicho documento y deba ser sustituido), y otros, que se deben presentar de manera mensual, quincenal o trimestral. Esta cartelera debe estar ubicada en un sitio visible para que cualquier persona bien sea cliente, fiscal o interesado, pueda revisarla sin obstáculos. 

Hasta los momentos, en dicha cartelera deben ser exhibidos aproximadamente 23 documentos, entre fijos, mensuales, quincenales y trimestrales para de esta forma evitar sanción de algunos de estos entes fiscalizadores.

Como se puede ver, iniciar un emprendimiento en Venezuela es una actividad de mucha exigencia, debido a las innumerables obligaciones que diversos organismos imponen al comercio, por lo que es necesario contar con una adecuada asesoría que no deje cabos sueltos y la entidad pueda ser sancionada, o en el peor de los casos cerrada por incumplimientos.    

 

Este artículo no puede ser considerado como asesoría, pero si tienes dudas en relación al tema, puedes consultarnos en el espacio de comentarios.